たつきちが会議のときに気をつけてること

ファシリテーターとして

議事録ドリブンで行う

  • 事前に議事録(アジェンダ)を用意して議題を明確にしておく
  • 会議中にリアルタイムで議事録を書き(書記が別にいる場合は書記に書いてもらい)、参加者全員でそれを見ながら会議を進める
  • 議事取りと参加者全員の頭の整理を同時に行えるので生産性高い
  • 議事録に事前に挙がっていない議題については基本的に話さない
  • 事前に議事録に議題を上げる(参加者に挙げてもらう)過程で出てこなかった議題は、出てきた議題に比べて重要度が低いはず
  • 会議中に突発的に大事そうな議題が発生することがあるけど、多くの場合それを話すための別の会議を設けたほうが全体として効率が高い(経験則)

参加者として

参加者全員の理解度を把握する

  • 全員の表情とかリアクションとかを見て、ついてこれてない人がいないかを気にする
  • ついてこれてない人がいたら「大丈夫ですか?」って聞いたり
  • 逆に全員ついてこれてたら説明を端折ってスピードアップしたり
  • ただし、色んな状況を鑑みて「この人は今はついてこれてなくても後で個別に補足すればOK」みたいな場合はあえて無視したりもする

本当にここで話すべきことか?を常に考える

  • ここにいる全員の参加が必要な議題か?
  • 関係者だけを改めて集めたほうが効率上がったりしないか?
  • この議題について参加者の準備は整っているか?
  • 突発的に発生した議題だと、準備不足のせいで効率的な議論ができていなければ、同じメンバーを後日改めて集めたほうが全体で効率上がるのでは?

人の発言を遮らない

  • どんなに間違ったことを言っていても人の話を途中で遮ることはしない
  • された側は、人間なのでどうしたってムカつく。すると自動的にその後の議論の生産性が落ちる
  • 自分も所詮人間なので全知全能ではない。よくよく考えたら実は自分が間違っていた、なんてことはしょっちゅうある
  • 例外的に、よほどの場合に限り、話の切れ目で挙手して発言権をもらった上で重要な否定意見を言ったり相手の話を終わらせる提案をしたりすることはある(最後の手段。これすらできるだけ避ける)

人の発言に積極的に相槌を打つ

  • 「なるほど!」「理解しました!」「ありがとうございます!」「なにそのアイデアすごい!」「天才!」「クール!」「よく分からなかったのでもう一度お願いします!」etc
  • 自分の状態を会議の場に対して発信することはコストゼロでメリットだけがあるので積極的にやるべき
  • 特にポジティブな相槌はうるさいぐらいでちょうどいい
  • 議論というのは、意見をぶつけ合う(否定と肯定を応酬しまくる)ことで全員で一緒により高いところに辿り着くためのもの
  • だけど、所詮人間なので意見を否定されると自分が否定されたと感じてしまう
  • 「そう感じてしまうのは間違いだから冷静になろう」という方法論は、自分に課すのはいいけど人に押し付けるのは現実的ではない
  • だからこそポジティブな感情はどんどん伝えたほうがいい